Gestão de Eventos

Não Existe uma receita pronta para ser aplicada na Gestão de Eventos.

Por: José Eduardo de Souza Rodrigues - Diretor Superintendente da Office Brasil

Como já afirmou Peter Drucker, “o gestor é aquele que tem a tarefa de criar um todo verdadeiro que seja maior do que a soma de suas partes, uma entidade produtiva que ofereça mais do que a soma de recursos nela investidos”.

Quando se reflete sobre a Gestão de um Evento Corporativo, deve-se em primeiro lugar avaliar o número de variáveis envolvidas e o grau de complexidade que o assunto se reveste, para então se iniciar o seu planejamento.

Um Evento Corporativo está diretamente relacionado à imagem de marca de uma empresa, entidade ou produto, e para sua execução várias atividades devem ser realizadas de forma simultânea, inúmeras pessoas com características e em situações diferentes são envolvidas, quer na operação, quer como participante.

Nele, o tempo atua como um instrumento de pressão, a ocorrência de falhas na sua execução é inaceitável, e a sua realização deve ser executada de acordo com o que foi planejado.

Assim, quando se pensa na Gestão de um Evento, o gestor deve valer-se dos conceitos da administração para aplicá-los de forma conveniente e adequada, ao ambiente em que os Eventos acontecem.

Na verdade, não existe uma receita pronta para ser aplicada na Gestão de Eventos Corporativos, já que os Eventos são de formatos muito distintos e com número de variáveis bem diferentes.

A aplicação desses conceitos altera-se de intensidade, conforme a forma, a dimensão, o envolvimento do tempo e de outras tantas variáveis que compõe a sua formatação.

A evolução e o crescimento dos Eventos têm exigido uma nova postura nos estilos pessoais e gerenciais dos gestores, voltados para uma realidade diferenciada e tendo como pano de fundo as mudanças e os novos conhecimentos.

O grande desafio das Empresas tem sido à busca da competência e da capacidade de se organizarem para se adaptarem a importância que os Eventos passaram a ter em seus planos de marketing.

Tornou-se imperioso para as Empresas e Entidades saber participar, saber fazer, saber avaliar e escolher os Eventos para poder fazer um melhor uso de suas verbas de marketing direcionadas a área de Eventos. Hoje existem, por exemplo, mais feiras comerciais para se participar do que verbas para se investir nesse tipo de ação.

E como as estruturas encontram-se cada vez mais enxutas, saber escolher o parceiro adequado que a apóie na melhor escolha do formato do Evento, na utilização dos novos métodos de organização e no uso de novas ferramentas tecnológicas, que buscam reduzir a zero a margem de erros, além de lhe oferecer suporte na avaliação do retorno conseguido sobre os valores investidos, tornou-se fundamental para elas.

Novos métodos de trabalho, atitudes e comportamentos mais criativos, visão mais abrangente do Evento, criaram o clima propício para que novos modelos de Gestão de Eventos se aperfeiçoassem.

Fazer a Gestão de um Evento Corporativo envolve uma gama muito mais abrangente e diversificada de atividades do que se pode supor.

É preciso lembrar que os Eventos envolvem públicos de diferentes áreas, perfis profissionais e linguagens distintas, e que as situações carregam cada vez um número maior de variáveis.

Os processos de planejamento e de decisão estão cada vez mais apertados no tempo e os prazos de ação e reação cada vez menores.

Num Evento, o Gestor está cada vez mais exposto a uma enorme diversidade de culturas ao mesmo tempo, relacionando-se com vários públicos de interesse (stakeholders) tais como os clientes, imprensa, fornecedores, parceiros, autoridades, funcionários da empresa, pessoal contratado e até voluntários, inclusive de outras nacionalidades, que lhes confere uma característica de multiculturalidade como em poucas outras áreas do management se observa.

E nestes tempos de evolução da tecnologia da informação e da comunicação, as mudanças oferecem constantemente novas oportunidades à inovação na Gestão dos Eventos.

Assim, a diferença entre o sucesso e o fracasso de um Evento, estará ligada ao melhor uso dos recursos disponíveis, de acordo com o formato do Evento em questão.

O Gestor de Eventos de hoje precisa estar absolutamente preparado para perceber, refletir decidir e agir com o apoio de todas as ferramentas que esta nova sociedade do conhecimento lhe coloca à disposição.

No ambiente de negócios de hoje a inovação, a agilidade, a atenção, a criatividade, a ênfase no talento dos indivíduos e na sinergia do trabalho em equipe, e no uso das ferramentas tecnológicas disponíveis, são fatores que diferenciam uma Gestão de Eventos com qualidade de uma Gestão sem talento.

É preciso buscar as soluções mais adequadas para cada caso, desenvolver as habilidades individuais, repensar o estilo gerencial e os fatores que apóiam a tomada de decisões e aproximar os Eventos cada vez mais das expectativas do público - alvo envolvido.

É preciso também rever os conceitos de construção dos Eventos e buscar uma harmonia entre os objetivos de marketing da Organização e as soluções que o mercado oferece para esse tipo de ação mercadológica.

É preciso ainda avaliar os indicadores de desempenho financeiros e não financeiros para que se possa confirmar o acerto das decisões ou encontrar outras formas de participação.

Em todos os casos, ao se proceder a Gestão de um Evento Corporativo, é importante que se exercite em profundidade funções como o planejamento, a criatividade, o controle e a gestão das pessoas.

Pode-se dizer que não existe uma função de gerenciamento mais importante que a outra.
Mas ao se considerar o Gerenciamento de Eventos, a função do Planejamento assume sem dúvida uma importância maior.

Não seria exagero afirmar que a obtenção do sucesso numa Gestão de Eventos advém do fato de ser dado ao seu planejamento uma posição de destaque.

Pode-se perfeitamente afirmar que o que se investe de tempo no planejamento se ganha no seu acompanhamento, além de se reduzir com um planejamento bem feito os riscos de falhas e as áreas de tensões na hora de sua implementação.

Seu maior valor está então em reduzir a incerteza, em concentrar a atenção nas metas, gerando unidade de propósito, produzindo uma operação eficiente e garantindo que se estabeleçam sistemas adequados de controle.

E é muito importante que se construa um sistema de avaliação do tempo que envolva todas as atividades, e que permita que o fator tempo seja percebido com maior clareza e de certa forma “dominado”.

Mas para que o planejamento se processe é preciso avaliar a função da criatividade.
Criar deve ser o primeiro passo no processo de planejamento.

Através do pensamento criativo e inovador encontram-se as soluções mais viáveis.
E a partir daí o pensamento se organiza para o planejamento que deve ser adequado e fundamentado nas necessidades do Evento.

Mas na Gestão de Eventos também é preciso exercer um sistema de controle bem elaborado para que o Evento seja conduzido até o seu final sem perder o seu foco principal.

Controlar o Evento é monitorá-lo no seu desempenho, do sistema aos recursos.
Um controle eficaz envolve avaliar o que está sendo feito, comparar resultados com o plano, desenvolver ações para corrigir distorções e se necessário, voltar ao plano original.

Nessa perspectiva a área financeira assume vital importância no controle do Evento, já que os orçamentos e a dinâmica de entradas e saídas de valores exercem uma importância enorme no desenvolvimento do Evento.

O controle deve ser expresso em relatórios que permitam a tomada rápida de decisões, além de manter um sistema flexível de ajustes e de informação.

..:: Mas não menos importante é a Gestão de Pessoas envolvidas num Evento. O Gestor faz a gestão do evento através de pessoas. ::..

Para isso é preciso manter a equipe informada e motivada sobre o Evento como um todo para que esteja sempre interessada na realização de suas atividades.

E lembrando que os eventos são de natureza transitória, o treinamento de pessoal mais do que nunca precisa ser incentivado. De uma maneira geral as pessoas gostam de receber orientação ao invés de apenas executarem suas tarefas sob pressão. E quanto mais treinamento, melhor para a qualidade do Evento.

Além do treinamento, conseguir parceiros e voluntários capacitados e qualificados é um esforço que precisa ser feito para que qualquer Evento tenha sucesso.

Mas a construção de um Sistema de Gestão de Eventos deve levar em consideração ainda alguns fatores adicionais que o tornam mais complexo.

É importante uma atenção especial em relação às delegações de autoridade, às tomadas de decisão e ao gerenciamento das crises.

Em um Evento não existe espaço para a hesitação. Sempre que possível deve ser utilizado o conhecimento do grupo para a formação de muitas das decisões. Da mesma forma, a delegação de autoridade nas pequenas decisões deve ser incentivada, porque todos se sentem com uma parcela de responsabilidade e procuram contribuir da melhor forma.

E as pessoas precisam receber funções que estejam à altura de suas capacidades, pois sempre que a delegação é planejada, com clareza e não exija muito tempo para ser entendida ela ajuda a multiplicar os resultados.

O Gestor deve finalmente ter a habilidade de solucionar problemas e superar crises, com agilidade e alto grau de acerto, já que essa área não permite que a solução fique para depois. Um bom Gestor de Eventos enfrenta crises e deve lidar com elas de forma calma e eficaz, e é essa habilidade um pré - requisito fundamental para as pessoas que ocupam posições importantes no gerenciamento de Eventos.

Assim as habilidades analíticas do gestor devem ser fortalecidas e ele deve concentrar boa parte de seu esforço no desenvolvimento de suas qualificações pessoais, porque ele precisa ter muitas habilidades para conseguir levar avante sua tarefa:

Ele deve ser acessível, decidido, esforçado, flexível, informado, inovador, firme, justo, carismático, criativo, compreensivo, democrático, diligente, motivador entusiasta, organizado, analítico, e muito atento a tudo que se desenvolve a sua volta.

Por isso ele tem que ser preciso e sistemático na abordagem de cada problema, e não pode negligenciar nenhum detalhe, por menor que seja.

E por fim, ele deve construir a inteligência da Gestão reunindo parceiros e colaboradores em torno do processo de construção de valor para o Evento e alinhar as pessoas em torno desses valores desenvolvidos.

E como a Gestão de um Evento Corporativo não pode ser realizada por uma empresa só e muito menos por uma pessoa só, sempre terá que ter alguém assumindo a responsabilidade de cada uma das tarefas de um Evento por menor que ela seja e por mais rápido que aconteça.

Mas que o Gestor do Evento deve saber quem é, onde está e o que vai fazer.

Pois como já disse Elridge Cleaver, “ou você é parte da solução, ou é parte do problema...”.