Escolher um fornecedor...

...estratégias para um processo bem sucedido.

..:: A sua empresa decidiu implantar um Sistema de Gestão Documental. As respostas à Consulta ao Mercado já chegaram. E agora, como é que se avaliam as propostas? ::..

A Consulta ao Mercado, em alguns meios chamada Caderno de Encargos é uma tentativa de disponibilizar aos fornecedores a informação necessária para que produzam uma Proposta. Deve ser suficientemente amplo no seu âmbito para permitir diferentes soluções; não há nada mais desmotivante para um fornecedor, e afinal mais auto-limitativo para o cliente do que aqueles Cadernos que pela rigidez de detalhes tecnológicos parecem feitos para só terem uma hipótese de serem satisfeitos.

O elemento chave da elaboração de um Caderno de Encargos é o estabelecimento dos Critérios de Avaliação. Sem eles difìcilmente serão usadas as mesmas bitolas ao analisar as diferentes respostas até porque as avaliações serão bàsicamente subjectivas. Normalmente a avaliação centra-se na capacidade de os fornecedores corresponderem ou não aos requisitos. Mas, como toda a gente sabe, a vida não é geralmente “ou preto ou branco”, e as propostas irão corresponder a uns requisitos e a outros não, mas na maior parte dos casos a generalidade delas terá mérito suficiente para não ser regeitada ao primeiro relance.

Estes são alguns exemplos de típicos Critérios de Avaliação:

· Demonstrar uma boa compreensão dos requesitos;
· Demonstrar um desenho de solução feito com cuidado;
· Satisfazer todos os requisitos técnicos obrigatórios;
· Corresponder às exigências administrativas (p. ex. situação perante Seg. Social);
· Apresentar experiência e boas referências de clientes;
· Demonstrar capacidade para corresponder às exigências da implementação;
· Apresentar um preço que não se desvia mais do que 10% da média das propostas recebidas.

..:: O marcador ::..

As avaliações das Propostas são normalmente pontuadas e o “marcador” de cada fornecedor irá determinar em grande medida quem vence.

Os melhores métodos de pontuação são os que atribuem pontos de 0 (“não corresponde de modo nenhum”) a X (“corresponde totalmente e com grande qualidade”), em vez das respostas binárias (“Sim/Não”) ou dos adjectivos (“Mau”, “Bom” etc). Assim é possível estabelecer um leque de satisfação para cada requisito, uma vez que, como já foi dito, a correspondência ou não aos requisitos quase nunca é total.

..:: Este método dará aos avaliadores uma visão mais clara dos pontos fortes e fracos de cada proposta. ::..

Por exemplo, um fornecedor pode apresentar o workflow como um componente do SW de gestão documental e outro propôr-se integrar um workflow do mercado. Assumindo que ambos correspondem ao requisito de workflow, se o cliente considerar uma vantagem ter uma solução construida de base como um todo, esta resposta será pontuada com 5 para o primeiro fornecedor e com 4 para o segundo.

Mas será provàvelmente ao contrário se o cliente preferir ter uma solução de workflow baseada em standards de mercado.

Permitirá igualmente ordenar os critérios de acordo com os objectivos do projecto, mantendo na perspectiva correcta a importância relativa de cada requisito individual. Por exemplo, se o arquivo, gestão e pesquisa dos outputs de computador não fôr muito importantepara o projecto, o peso dessa funcionalidade deverá ser inferior (p. ex. de 1 a X-2).

Outro argumento a favor da classificação numérica é que a pontuação de certos requisitos, dependerá bastante da interpretação do avaliador e da credibilidade do fornecedor. Por exemplo, se fôr pedido um plano de desenvolvimento de SW, a pontuação não pode reflectir apenas se ele foi ou não fornecido, mas também o seu conteúdo.

..:: Não comparar alhos com bogalhos! ::..

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